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int # Reisekostenabrechnung December 5, 2006

Posted by Steven in Internal.
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ich habe gerade meine RKA angelegt. Ihr müsst die folgenden Schritte beachten, ich habe mich an T und T (buddy) Vorschläge gehalten.

1. SAP Webgui starten (ich hatte keinen SAP Client): http://pits2.rze.eur.deuba.com:8071/scripts/wgate/webgui/!
2. GENESIS Benutzername (Eure NT/XP-ID) eingeben und das GENESIS Passwort (beantragen auf DB-Travel-Seite) eingeben
3. Aus dem Menü RKA wählen
4. Jetzt werdet ihr aufgefordert Euren Genehmiger einzutragen (bei PBC ist das der jeweilige Line Manager, CTO Trainees: Stefan Steffens
CBTO: Petra Felbermayer, GBD: Kostenstellenverantwortlicher (im Zweifel bitte bei Peti nachfragen)) HINWEIS: Das System legt dann automatisch die Person die sucht und findet als Admin an (so war das bei mir), vergewissert Euch daher, dass ihr diesen Eintrag dort wieder löscht und die ID in das Feld Genehmiger kopiert.
5. Nun müsst ihr die Nutzerprofil ändern Maske durch “Beenden” verlassen und nochmal versuchen in die RKA Maske reinzukommen. Diesmal klappt es.
6. Dann geht ihr auf “anlegen” (1. Icon oben links).
7. Schema: Dienstreise
8. Rahmendaten: Achtung Sonderregelung. Unsere Reise kann nicht vor dem 1.9. beginnen, da wir erst ab diesem Tag DB Mitarbeiter waren. Alle Leute die also 8 Wochen in LDN waren verschieben ihr Zeitfenster einfach um 3 Tage => Beginn: 01.09.2004, Ende: 26.10.2004 (Die Uhrzeiten für Abflug/Ankunft lasse ich einfach wie sie waren)
9. Grund: Graduate Training
10. Ort: London, LAND: GROßBRITANNIEN LONDON (!), das ergänzt dann automatisch die Region
11. Belege: Hier kommen Flug, Oyster Card,Taxifahrten und Heathrow Express rein (13.00 GBP nach Paddington 2x), die Belege hierzu müsst ihr einreichen. Solltet ihr nicht mehr alle haben, ist es auch möglich einen Ersatzbelege anzufertigen (Unterschrift und Datum reicht). Die Beträge werden in GBP angegeben im Button der Kurszelle könnt ihr mit dem Kurs holen Knopf das ganze in ? umrechnen lassen. (bei mir steht da jetzt /0,6….)

Außerdem sind hier die Abzüge für die Vouchers einzutragen. Macht einen Posten auf und tragt NEKO (Nebenkosten selbst bezahlt) ein. ACHTUNG: Das sind dann -150,00 GBP. Die SAP Leute wissen darüber jetzt Bescheid, daher sollte das durchgehen. Mein Buddy hat das letztes Jahr auch so gemacht und alle anderen auch. Schreibt aber bitte in die Kurzinfo Voucher/M rein. Wäre prima, wenn noch jemand seiner Abrechung einen Voucher beilegen könnte, damit die Controlling Leute das nachprüfen können.

12. Abzüge: Beachtet, dass jetzt alles 3 Tage oder so verschoben ist (je nachdem, wann ihr angekommen sind). Das ist egal, da Wochenenden und Wochentage gleich zählen. Wir wenden das Schema von Thomas an:
1. Woche Beginn Dienstag
(nein, aber rechnerisch, also folgen auf Di 3 weitere Tage, dann 2 frei lassen für Sa/So dann wieder 5 und so weiter)
(FM, FM, FM, M)
2. Woche: FM,FM,FM,FM,FM
3. Woche: Nix

13. In die Bemerkung habe ich folgenden Text eingetragen:
Nach Absprache mit Controlling wurden die Rahmendaten verschoben. Grund: Der eigentliche Eintrittstermin (01.09.04) der GTO Trainees erfolgte           nach dem eigentlichen Reisetermin (29.9.04). Aus rechtlichen Gründen mussten daher die Rahmendaten modifiziert und das Enddatum der Reise           entsprechend prolongiert werden.

Der negative Beleg über 150 GBP umfasst die 6-wöchige Versorgung mit Luncheon Vouchers durch das Trainingszentrum. Da diese aber keine           vollwertige Mahlzeit darstellten, wurde ebenfalls in Absprache ebendieser Betrag als negativer Nebenkostenanteil aufgeführt.

Das sollte es dann eigentlich gewesen sein. Nun müsste man noch in den Benutzerdaten “Zur Genehmigung freigegeben” aktivieren und den Reisestatus auf “abzurechnen” setzen, das kläre ich aber morgen nochmal mit der Helpline ab.

(abspeichern nicht vergessen!=)

Viel Spaß (Dauer ca. 2h)

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